Ondernemers in Nederland zijn wettelijk gebonden aan het bewaren van hun bedrijfsadministratie gedurende zeven jaar. Dit moet zodanig gebeuren dat de Belastingdienstinspecteurs binnen een redelijke termijn eenvoudig toegang hebben tot de administratie voor controle. Het bewaren van administratie is afwijkend van de inlichtingenplicht. De inlichtingenplicht stelt de Belastingdienst in staat om onbeperkt informatie op te vragen bij de belastingplichtige, zelfs na de bewaartermijn. Het negeren hiervan kan nadelig uitpakken!
Waarom is het belangrijk dat je gegevens goed bewaart? Als je administratie niet volledig is of als je de administratie niet lang genoeg bewaart, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst zal dan zelf de omzet en winst van je bedrijf vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als je het daar niet mee eens bent, zul je moeten kunnen bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’. Zonder een goede administratie zul je geen aanspraak kunnen maken op voordelige regelingen, zoals de kleineondernemersregeling of de investeringsaftrek voor de inkomstenbelasting.
Welke gegevens moet je bewaren?
Alle gegevens over je praktijk die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij je administratie. Hierbij denken we aan de volgende punten:
- Kasadministratie (ook kladadministratie) en kassabonnen.
- Tussentijds gemaakte controleberekeningen.
- Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen.
- Bankafschriften.
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken.
- Agenda’s, afsprakenboek en correspondentie.
- Software en databestanden.
- Gegevens over het aantal gereden kilometers (rittenregistratie).
Hoe moet je gegevens bewaren?
Je kunt je administratie inrichten en bijhouden op een manier die bij je onderneming past. Zorg er wel voor dat de belastingdienst binnen een redelijke termijn de administratie kan controleren. Een belangrijk onderdeel van de bewaarplicht is de manier waarop gegevens worden bewaard en ontvangen. Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat, dus de primaire vastlegging van de brongegevens.
Een factuur die je via de mail ontvangt, ook als digitaal bestand moet bewaren. Dus: het uitprinten van deze factuur en in een ordner doen, geldt niet als het origineel. De factuur is immers oorspronkelijk als digitaal bestand ontvangen. Volgens de regels van de bewaarplicht mag je deze factuur dus uitsluitend digitaal opslaan.
Een ander voorbeeld: Een digitale factuur dient jouw klant dus digitaal te bewaren. Alleen de factuur zelf opslaan is nog niet voldoende. De Belastingdienst wil dat je klant aantoont dat na ontvangst, de factuur niet eigenhandig is aangepast. Dit doe je door niet alleen de factuur zelf, maar bijvoorbeeld ook de e-mail op te slaan waarin de factuur als bijlage zat. Zo kan de inspecteur zien dat de factuur die je klant als pdfof Word-bestand heeft opgeslagen, dezelfde is als die oorspronkelijk via de mail is ontvangen. De gegevens in het informatiesysteem, de zogenaamde afgeleide gegevens, moeten terug te herleiden zijn naar de brongegevens. Deze audit trail is een belangrijke voorwaarde als het gaat om digitaal bewaren van de administratie.
Computerprogramma’s en bestanden
De belastingdienst geeft aan, dat een bewaarplicht ook geldt voor computerprogramma’s en bestanden. Bij een controle moeten deze kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van afgedrukte exemplaren voldoe je niet aan je bewaarplicht.
Hoelang moet je gegevens bewaren?
- Basisgegevens moet je 7 jaar bewaren.
- Gegevens van onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren.
- Eventuele andere gegevens moet je 7 jaar bewaren, of korter als je hierover afspraken hebt gemaakt met de belastingdienst.
Bronnen
- https://belastingdienst.nl
- https://ondernemersplein.nl
